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【人資i報報 - 第 164期】換一個新環境第一件事情是做什麼?【歡迎轉寄!!】【謝謝】




1642012315日發行

換一個新環境第一件事情是做什麼?


/ Anderson Lin


有一位夥伴在「人資i報報」的部落格上留言問了一個問題,他問道;「換一個新環境第一件事情是做什麼?」個人認為第一件事情當然要「深入了解職務內容」,而如何要「快速且全面」瞭解自己的職務內容,應該要思考該職務的「過去」、「現在」及「未來」,我的概略回答如下,與讀者分享。

【過去】


1.歷史檔案:

    如果「將上任的職務」是有人交接的,甚至可以交接一兩週的時間,那真是很幸福的,更多時候是要「自己想辦法快速上手」。上班第一天、第二天您很可能不知道要做什麼,環顧四周,大家各忙各的,並不會有人真正協助自己,這時,最好的辦法就是「查閱歷史檔案」,將「將上任的職務」要執行的工作舊檔案,好好的翻閱一遍,並針對有疑問的地方記錄下來,這時候,如果主管或是輔導員問您說;「某某某,有沒有什麼問題?」您才問的出問題,否則,人家問「有沒有問題」時,老是說沒問題,最後工作跟不上,那就真的是自己的問題了。

2.規章辦法:

    「將上任的職務」有沒有既定的職務說明、規章、辦法、SOP、表格,如果有,就儘可能地熟悉起來,或是列印在身邊當作「手邊資料」,方便自己執行時馬上可以翻閱的到,千萬別認為自己「前公司的經驗」可以100%地複製照做,到時做錯了,人家說,連基本的規章都沒搞懂,一句話就可以令您語塞到啞口無言。

3.自己的總目錄

    「上述兩項文件」資料一定很多,一時半刻無法消化完畢,最好在自己筆記上形成一個目錄(或用心智繪圖、或是登在Excel檔案),目的就是讓您下次好找,用自己最習慣的思維理過之後,比較記憶深刻,需要時,也能很快找到資料。
(註:心智繪圖為一種整理筆記的方式,不熟悉的夥伴可以上網搜尋「Mind mapping)

【現在】

1.行事曆:

    先問好自己主管或是輔導員,每天要交什麼報告,每週、每月、每季又分別要交什麼資料,哪些會議有週期性,例如,每週幾的幾點開會,這些排一排,先登錄在自己的行事曆,工作的全貌就會漸漸出現,也就可以開始規劃工作內容。

2.公司訊息:

    上網看看公司最近的新聞、股價、、等等外部訊息,老闆最近對外講了什麼?客戶對公司又有哪些建議?這些都掌握起來的話,跟其他同事溝通起來,就會事半功倍。

3.現行專案及待解決問題:

    目前這個職務最緊急要處理的事件有哪些,例如,某某合約即將到期,可能未續約影響很多部門工作,千萬別讓這種事毀在自己手上,到時其他單位批判起來,可不會有人手軟的。

【未來】

1.年度計畫:

    看看貴公司、貴單位、貴職務的年度計畫,哪些是例行要做的?哪些是專案性質的?時間點、預算、目標、KPI又分別為何?這時再回看現在工作,各項工作的輕重緩急就很快地浮現出來了。

2.企業文化:

    公司的企業文化,也許在面試時就有瞭解,但此時的你則是要記憶下來了,企業文化就是企業的個性,就像人跟人交往,先知道對方個性,比較容易聊的起來,甚至比較容易成為好友。所以知道這家企業的個性,將會對自己未來的溝通、提案有幫助,有的公司沒有明確的企業文化,就可以關注企業的中長期願景、使命、價值觀、經營理念、、等等訊息。

【結語】

    如果您是轉職者,建議按上述步驟執行看看,這時候,您就一定不會說,都不知道要做什麼,而且肯定到公司第一週就會很忙,當然,也會很快做出好績效。

    如果您是「用人單位主管」,建議多多從以上思維協助新人,若是單位的新人能很快上手,增加貴單位的戰力,您也會輕鬆許多;反之,如果新人很快感到挫折、甚至陣亡,所有招募工作要重來一次,豈不更花心力。

    如果您是HR,也許您可以指導「用人單位主管」運用以上方法輔導新人,甚至在「新人職前訓練」就置入這樣的思維,說不定新人的定著情形就會提升囉。

    現在知道「換一個新環境第一件事情是做什麼」了嗎?以上為拋磚引玉,希望大家可以再多多分享。

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